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Aufgabemanagement: Kleinkram effektiv erledigen – Mit dem 2-Fragen-Prinzip

AufgabenmanagementOft ist es „Kleinkram“, den wir erst einmal auf den Stapel legen (oder als E-Mail unbearbeitet im Eingangsordner stehen lassen): die Bitte des Kollegen um eine Information, die Werbung der Telefongesellschaft für einen günstigen Tarif, der Tipp des Geschäftspartners für ein neues iPhone-App, die Idee des Mitarbeiters für ein neues Projekt, diverse Aktennotizen, Rundschreiben, ...

Der wichtigste Tipp vorneweg: Betrachten Sie auch solche kleinen Dinge als „To do“.

Ganz einfach: Wenn etwas auf Ihrem Schreibtisch oder Rechner gelandet ist, müssen Sie auch etwas damit tun. Das mag in vielen Fällen nur das Löschen oder Wegwerfen sein – aber das will eben auch erledigt sein und möglichst unaufwendig.

Denn alles, was Sie „erst einmal“ zur Seite legen, müssen Sie später erneut zur Hand nehmen!

Wunderwaffe gegen Entscheidungs-Lustlosigkeit

Ein wirkungsvolles Erfolgsprinzip, das in solchen Fällen sehr nützlich ist, ist das „2-Fragen-Prinzip“. Fragen Sie sich einfach bei jedem To do, das auf Ihrem Schreibtisch/Rechner landet:

(1) Will/Muss ich darauf reagieren?

Wenn NEIN, können Sie das Blatt wegwerfen/die E-Mail löschen bzw. archivieren. (Wenn das Ganze keinen Informationswert für Sie hat, lassen Sie sich aus dem Verteiler streichen.) Wenn JA, stellen Sie die 2. Frage:

(2) Was ist meine nächste Aktion?

Diese Frage ist die Königin im Reich der Arbeitseffizienz. Mit ihr stellen Sie sicher, dass Sie jedes To do, das Sie zur Hand nehmen, weiterbringen – und sei es auch nur ein kleiner Schritt. Entscheiden Sie sich für eine der folgenden 3 Aktionen:

  • Sie erledigen die Aufgabe sofort (empfiehlt sich, wenn es Sie nicht mehr als 3 Minuten Zeit kostet).
  • Sie leiten die Aufgabe weiter, weil ein an derer sie erledigen kann.
  • Sie notieren sich einen Erledigungstermin für die Aufgabe – mit einem Stichwort, was zu tun ist.

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Und so funktioniert die Umsetzung

Versuchen Sie doch in den nächsten 10 Tagen, wann immer Sie Ihre Mails abrufen, Telefonate beantworten oder interne und externe Post bearbeiten, nach dem 2-Fragen-Prinzip vorzugehen. Am besten notieren Sie die beiden Fragen auf einem Post-it, das Sie irgendwo in Sichthöhe am Schreibtisch be festigen. Bleiben Sie stur, auch wenn Sie es am Anfang bisweilen sehr lästig finden, jetzt und sofort eine Entscheidung zu treffen.

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