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Die 7 Säulen zeitsparender und erfolgreicher Mitarbeiterführung

„Zeitsparende Führung“ bedeutet nicht, dass Sie Ihren Mitarbeitern Ihre persönliche Zuwendung reduzieren oder sie gar „kurz abfertigen“. Ihre Mitarbeiter erwarten von Ihnen zu Recht, dass Sie trotz der Hektik des Alltags ...

  • einen Blick dafür haben, wer eigentlich was leistet,
  • ein offenes Ohr für ihre Anliegen, Ideen und Probleme haben und
  • Zeit finden, sich Gedanken zu ihrer Motivation und beruflichen Förderung zu machen.

Das gelingt Ihnen, indem Sie die folgenden 7 Säulen zeitökonomischen Führens beachten:

1. Vermitteln Sie Ihre Erwartungen klar

Delegieren Sie Ihren Mitarbeitern nicht nur die Aufgaben, sondern vermitteln Sie ganz klar alle Ihre Erwartungen, etwa an ...

  • Leistungen: Grenzen Sie das Aufgabengebiet ein, was zu tun ist und was nicht dazu gehört. Benennen Sie Erfolgskriterien wie Menge, Qualität und Termintreue. Legen Sie fest, wie das kontrolliert und bewertet wird.
  • Umgang mit externen Partnern: Vereinbaren Sie ggf. Sprachregelungen gegenüber Außenstehenden. Sagen Sie den Mitarbeitern, wie weit ihre Kompetenzen bei Verhandlungen gehen. Bestimmen Sie eindeutig, wer im Team für welchen externen Partner zuständig ist.
  • Sozialverhalten: Machen Sie klar, was Sie unter „Teamwork“ verstehen. Was bedeutet das für gegenseitiges Informieren, Aushelfen, Vertreten, Ausleihen von Werkzeugen etc. Machen Sie bewusst, dass Sie eine gute Zusammenarbeit mit Kollegen anderer Bereiche verlangen, besonders da, wo es „Reibungsverluste“ geben könnte.
  • Persönliche Entwicklung: Ver mitteln Sie Ihre Erwartungen an Lernbereitschaft, konstruktives Mitziehen bei Veränderungen im Unternehmen und Offenheit für Kritik.

2. Lenken Sie durch verstärkendes Feedback

Geben Sie Ihren Mitarbeitern bewusst verstärkendes Feedback, wenn sie Ihre Erwartungen erfüllen. Sagen Sie etwa: „Prima, dass Sie das in der Zeit geschafft haben.“ „Gut, dass Sie die Dinge mit dem Kunden schon geregelt haben.“ „Es hilft uns, dass Sie sich bereits in die neue Technik eingearbeitet haben.“ Damit motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, sich an Ihren Erwartungen zu orientieren.

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3. Fordern Sie ein, dass Probleme gemeldet werden

Ihre Mitarbeiter sollen, wenn sie bei der Arbeit Probleme haben, nicht lange herumtüfteln oder gar bis zum Abgabetermin warten und dann statt eines Ergebnisses eine Erklärung abliefern, warum sie nicht fertig wurden. Verlan gen Sie von Ihren Mitarbeitern, dass sie bei Problemen von sich aus und frühzeitig auf Sie zukommen. Damit sparen Sie sich den Aufwand, ständig zu kontrollieren, ob auch wirklich an jedem Arbeits platz geleistet wird, was geleistet werden soll.

4. Erweitern Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter

Vertrauen Sie auf Intelligenz, wachsende Erfahrung und Verantwortungsbewusst sein Ihrer Mitarbeiter. Überlegen Sie regelmäßig für jeden Einzelnen, wie Sie dessen Entscheidungs- und Gestaltungsspielräume erweitern können.

Lassen Sie zu, dass nicht immer jede Entscheidung oder Handlungsweise so ausfällt, wie Sie selbst sie getroffen hätten. Gegebenenfalls sagen Sie z. B.: „Ich hätte das zwar anders entschieden, aber nun machen Sie weiter, wie Sie beschlossen haben.“ So fühlt sich der Mitarbeiter nicht kritisiert und weiß in Zukunft dennoch, was mehr in Ihrem Sinne ist.

5. Verweigern Sie den „Fehlersuchservice“

Sie sind zwar verantwortlich, dass aus Ihrem Bereich fehlerfreie Ergebnisse kommen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Mitarbeiter sich Nachlässigkeit leisten in dem Gedanken: „Das schaut der Chef sowieso noch mal nach.“

Wenn ein Mitarbeiter Ihnen eine Arbeit abliefert, geben Sie diese beim 1. entdeckten Fehler zurück. Machen Sie sich nicht die Mühe, nach möglichen weiteren Fehlern zu suchen. Fordern Sie den Mitarbeiter auf, die Arbeit noch einmal „unter die Lupe zu nehmen“ und Ihnen erst nach vollständiger Korrektur erneut vorzulegen.

Die Fehler möge er bitte selbst suchen. Damit erziehen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, Ihnen nur noch geprüfte Ergebnisse vorzulegen.

6. Schränken Sie Kontrollen ein

Vertrauen Sie auf Zuverlässigkeit und Ehrlichkeit Ihrer Mitarbeiter. Kontrollieren Sie nicht, ob auch wirklich alle bei der Arbeit sind, auch ganz bestimmt nicht die Pausen überziehen, keine Büroausstattung nach Hause tragen, nicht mit dem Firmenwagen Ausflüge machen oder private Essen auf die Spesenrechnung setzen.

Falls unbedingt notwendig, beschränken Sie sich auf Stichproben. Sie ersparen sich so den zeitraubenden Aufwand für „Detektiv arbeit“. Und Sie regen nicht ungewollt die Mitarbeiter an, Ihrem Misstrauen eigene Tricks entgegenzusetzen und lustvoll immer mehr Verbotenes zu tun, was Ihnen immer mehr Kontrollaufwand beschert!

7. Nutzen Sie informelle Zeiten

Verschanzen Sie sich nicht zu viel hinter verschlossener Tür. Wenn ein Mitarbeiter Sie ansprechen will, soll er nicht erst einen Termin machen oder vorsichtig anklopfen müssen, ob Sie denn wohl mal Zeit haben. Gehen Sie wenigstens 1-mal in der Woche mit zur Kantine. Gesellen Sie sich gelegentlich in der Kaffeepause dazu, wenn dort geplaudert wird. Lassen Sie sich blicken, wenn jemand zum Geburtstag Kaffee und Kuchen ausgibt. Bleiben Sie auf dem Gang auf ein paar Worte stehen, wenn Ihnen ein Mitarbeiter begegnet.

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