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Meetings effizient leiten:So holen Sie aus den Teilnehmern das Beste heraus

MeetingIhre Aufgabe als Leiter einer Besprechung ist es unter anderem, möglichst viele Meinungen, Informationen, Ideen und Lösungen von den Teilnehmern zu erhalten. In welchem Umfang Sie die Potenziale der Anwesenden (und zwar aller Anwesenden!) aktivieren und wie viel Sie aus ihnen „herausholen“, hängt nicht zuletzt davon ab, wie Sie Ihre Fragen formulieren und wen Sie ansprechen.

Hierzu gibt es eine Reihe von Techniken und Tricks:

7 Praxis-Tipps, wie Sie sich aktive Besprechungsteilnehmer sichern

  1. Bereiten Sie Fragen, die Sie auf je den Fall stellen werden, schon vor der Besprechung vor. Prüfen Sie dabei, ob Ihre Fragen verständlich sind. Auch sollten Sie sicher sein, dass jede Frage von mindestens einem Teilnehmer überhaupt beantwortet werden kann – sonst ernten Sie peinliches Schweigen und müssen am Ende selbst eine Antwort geben.
  2. Um möglichst vielen Teilnehmern die Möglichkeit zum Antworten zu geben, stellen Sie überwiegend Fragen an die ganze Gruppe.
  3. Dokumentieren Sie den Ideenfluss an einem Flipchart. Das motiviert die Teilnehmer, und zugleich zeigen Sie damit, dass Sie an den Beiträgen interessiert sind.
  4. Stellen Sie keine geschlossenen Fragen, auf die man nur mit „Ja“ oder „Nein“ reagieren kann. Falls Ihnen das aus Versehen passiert, haken Sie nach, und fragen Sie nach einer Begrün dung.
  5. Ebenfalls tabu sind Suggestivfragen (Sind Sie nicht auch der Ansicht ...?), aus denen hervorgeht, welche Antwort Sie gerne hören möchten.
  6. Werden Sie nicht nervös oder ungeduldig, wenn Antworten nicht sofort gegeben werden. Es ist völlig normal, dass manche Fragen und Antworten erst durchdacht sein wollen. Füllen Sie die Pause aktiv, indem Sie beispielsweise die Frage zu sätzlich auf ein Flipchart oder eine Tafel schreiben. Bleibt an schließend eine freiwillige Wortmeldung aus, können Sie die mit einer sanften Aufforderung forcieren: „Wer möchte die Frage beantworten?“ Für den seltenen Fall, dass dann noch immer keine Reaktion erfolgt, bleiben Sie ebenfalls aktiv am Ball. Nehmen Sie die Situation auf Ihre Kappe, und haken Sie nach, ob Ihre Frage zu unverständlich formuliert war oder ob vielleicht eine Information fehlt.
  7. Stellen Sie nicht zu häufig direkte Fragen an einzelne Anwesende. Sinnvoll ist diese Technik meist nur, um die Potenziale stillerer Teilnehmer zu aktivieren. Seien Sie dabei jedoch vorsichtig, um den Angesprochenen nicht bloßzustellen. Und vermeiden Sie lehrerhaftes Verhalten (Frage stellen, dann in die Runde sehen, dann Person auswählen). Sprechen Sie immer erst die Person namentlich an und stellen Sie dann Ihre Frage.

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Meeting: So stellen Sie sicher, dass sich die gesamte Gruppe beteiligt

In jeder Gruppe gibt es tendenziell 3 Arten von Teilnehmern: die äußerlich Aktiven, die eher innerlich Beteiligten und solche, die sich aus dem Geschehen mehr oder weniger ausklinken. Um zu verhindern, dass immer dieselben Teilnehmer antworten, haben Sie 2 Möglichkeiten:

  • Sie sprechen einzelne Teil nehmer direkt an (siehe oben).
  • Sie wählen die schriftliche Methode; die Teilnehmer schreiben also ihre Ant worten auf ein Blatt Papier. So können sich Hinterbänkler nicht unbemerkt der Situation entziehen. An schließend können Sie einzelne Teilnehmer oder reihum alle Anwesen den um ihre Ergebnisse bitten.

Mit W-Fragen zielgerichtete Antworten erhalten

Eine Besprechung muss ziel- und lösungsorientiert sein. Sie brauchen also aussagekräftige Ant worten von den Teilnehmern, und die erhalten Sie mithilfe von „W-Fragen“. Beispiele:

  • Wie reduzieren wir die Kosten?
  • Welche Lösung schlagen Sie vor?
  • Was können wir vereinfachen?
  • Wer wäre am besten dafür geeignet?
  • Wann wäre der beste Zeitpunkt?
  • Wo konkret müssen wir noch zulegen?

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