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Zeitverluste durch E-Mails: 3 Ursachen – und wie Sie erfolgreich dagegen angehen

E-Mail als ZeitfresserE-Mails ohne Ende: Für einen unnötig hohen Zeitaufwand beim Sichten, Lesen und Verwalten elektronischer Post sind hauptsächlich 3 Ursachen verantwortlich:

  1. Sie löschen zu wenige E-Mails, deshalb stapeln sie sich unübersichtlich.
  2. Sie bekommen noch zu viele überflüssige E-Mails.
  3. Sie lesen E-Mails, sobald sie bei Ihnen eingehen.

Wenn mindestens einer dieser Punkte auf Sie zutrifft, können Sie mit den folgenden Tipps Ihr E-Mail-Manage ment optimieren:

Zeitfresser Nr. 1: Sie heben zu viele E-Mails auf

Ursache 1: Es befinden sich noch Informationen darin, die Sie noch nicht ausgewertet oder archiviert haben.

Tipp: Agieren Sie sofort. Verwerten Sie die Inhalte, sobald Sie die E-Mails gelesen haben.

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Ursache 2: Sie heben eingegangene E-Mails auf, die Sie sofort per Zitatfunktion beantwortet haben.

Tipp: Da sich die zitierte Nachricht inklusive Ihrer enthaltenen Antwort im Ordner „Gesendet“ befindet, können Sie den Originalbrief aus dem Posteingang löschen.

Ursache 3: Sie trennen sich generell nur ungern von Ihrer Post und haben Probleme, dies nach inhaltlichen Kriterien zu tun.

Tipp: Nutzen Sie das „Prinzip Komposthaufen“. Löschen Sie alle E-Mails, die älter sind als 4 Wochen. Bei hohem Aufkommen verkürzen Sie den Zeitraum auf 3 oder 2 Wochen. Und wenn darunter der eine oder andere ungelesene Newsletter ist? – Macht nichts, der nächste kommt bestimmt.

Zeitfresser Nr. 2: Sie bekommen noch zu viele überflüssige E-Mails

Ursache 1: Umfangreiche geschäftliche Korrespondenz.

Tipp: Sie sind in internen oder externen Verteilern, von denen Sie mit E-Mails beliefert werden, die Sie nicht persönlich betreffen? Lassen Sie sich aus den Verteilern streichen. Ansonsten können Sie nichts weiter tun, außer alles möglichst zügig zu bearbeiten. Kanalisieren Sie Ihre Konzentration auf diese Post mithilfe der „Zweierregel“ (siehe Zeitfresser Nr. 3)!

Ursache 2: Newsletter und andere regelmäßige Zusendungen.

Tipps: 1. Lesen Sie überfliegend. Steht nichts drin, was Sie aktuell interessiert: sofort löschen.  2. Bestellen Sie ab, was Sie ohnehin kaum oder gar nicht verwerten.

Ursache 3: Geschäftliche und private E-Mails sowie Newsletter vermischen sich und erwecken den Eindruck „zu viel“ und „zu unübersichtlich“.

Tipp: Richten Sie zusätzliche E-Mail-Adressen ein, damit Sie den Post eingang besser kanalisieren können. Bewährt hat es sich, auch in kleinen Büros mindestens 3 Adressen einzusetzen:

  • für berufliche Korrespondenz
  • für Newsletter, Bestellungen und andere Internet-Anwendungen
  • für Privates

In Ihrem E-Mail-Programm können Sie dann einstellen, dass eintreffende Post für jede Adresse automatisch in einen zugehörigen Ordner befördert wird. Zusatznutzen: Eine bessere Sortierung erleichtert Ihnen nicht nur das Sichten und Bearbeiten, sondern auch das Löschen

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Zeitfresser Nr. 3: Sie lesen E-Mails, sobald sie bei Ihnen eingehen

Ursache: Sie haben Angst, etwas zu verpassen, oder nutzen auch gerne mal die Gelegenheit, eine „kleine Pause“ zu machen – und lesen dann Ihre E-Mails nur, statt sie direkt zu bearbeiten.

Tipp: Nichts ist so wichtig, dass Sie dafür ständig in „Alarmbereitschaft“ sein, Ihre anderen Arbeiten unterbrechen und Ihre Konzentration zerhacken müssten. Legen Sie Zeiträume fest, in denen Sie Ihre E-Mails sichten und dann auch gleich bearbeiten. Bewährt hat sich die „Zweierregel“: am Morgen und am Abend. Nur bei besonders hohem Aufkommen (ab 100 E-Mails täglich) oder wenn Sie generell schnell auf E-Mails reagieren müssen, sollten Sie die Mittagszeit dazunehmen.

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