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Die simplify-Ideen

Diktiergeräte sinnvoll nutzenDiktiergeräte 5 Mal anders einsetzen

1. Notiz- und Ideenmanagement

Sie brauchen zum Diktieren nichts als das richtige Gerät und eine freie Hand. Davon profitieren Sie, wenn Sie im Stau stehen oder am Strand liegen und Ihre besten Ideen festhalten möchten. Weiterer Vorteil: Sie sprechen schneller, als Sie schreiben. Sie sparen also nicht nur Zeit, sondern Sie können auch Ihre Ideen (mit allen Zweifeln und Nebenaspekten) festhalten, bevor sie sich wieder verflüchtigen.

2. Ansprachen kontrollieren

Wissen Sie genau, wie Sie klingen, wenn Sie eine Rede halten? Egal, ob Sie mit ausformuliertem Manuskript oder Stichwörtern arbeiten: Sprechen Sie die Rede probehalber ins Diktiergerät. Beim Abhören lehnen Sie sich zurück und versetzen sich in die Position des Zuhörers.

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3. Besprechungsmanagement

Diktieren Sie Gesprächsergebnisse oder To dos während 2er-Besprechungen sukzessive auf Band. Das geht schneller, als sie aufzuschreiben. Außerdem hört Ihr Gesprächspartner Ihre Formulierungen und kann sie ergänzen oder korrigieren.

Und: Sammeln Sie Ideen, Argumente und Strategien vor Besprechungen. Nach Besprechungen können Sie sofort Ihre noch frischen Eindrücke festhalten.

4. Streckenbeschreibung abhören

Wenn Sie kein Navigationssystem im Auto haben, sprechen Sie die geplante Route einfach vorher aufs Diktiergerät – beispielsweise, während Sie mit Landkarten und Stadtplänen gemütlich am Tisch sitzen.

5. Fahrtenbuch führen

Sind Sie viel mit dem Auto unterwegs und führen ein Fahrtenbuch? Das ständige Hervorkramen von Stift und Papier ist lästig. Schneller geht’s mit dem Diktiergerät: Sprechen Sie einfach die benötigten Daten auf und übertragen Sie sie dann irgendwann gebündelt ins Fahrtenbuch.

Einfach persönlicher!

Wenn Sie das nächste Mal einen Zeitschriftenartikel, eine Broschüre oder Ähnliches an einen Kunden, Kollegen oder Mitarbeiter weiterleiten, gestalten Sie die Unterlagen persönlicher: Machen Sie handschriftliche Notizen an den Rand, oder benutzen Sie Post-its, um den Empfänger auf spezielle Seiten oder Textpassagen hinzuweisen. So spart der Leser Zeit und Sie erhöhen den Aufmerksamkeitsgrad.

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Achtung bei „wichtig, aber nicht dringend“!

B-Aufgaben sind in der klassischen ABC-Priorisierung jene, die zwar im Sinne einer A-Aufgabe wichtig sind, aber keinen festen Termin haben bzw. deren Termin in weiter Ferne liegt. Diese Mixtur aus „wichtig, aber nicht dringend“ hält 2 Fallen bereit:

Falle 1:

B-Aufgaben werden zu lange aufgeschoben und dann in letzter Minute noch „irgendwie“ erledigt. Das sorgt für Qualitätseinbußen und erzeugt (vermeidbaren!) Stress. Das können Sie tun: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, B-Aufgaben mit realistischen Bearbeitungsterminen zu versehen, sobald sie auf Ihrem Schreibtisch landen.

Falle 2:

Bestimmte B-Aufgaben enthalten einen gefährlichen Langzeitzünder: Sie werden immer wieder in die Warteschleife geschickt, weil sie nicht dringlich erscheinen, obwohl sie für die Zukunft des Unternehmens durchaus wichtig sind. Dazu gehören in der Regel innerbetriebliche Maßnahmen wie die Verbesserung von Arbeitsabläufen, Fortbildung, technische Aufrüstung, Modernisierungsmaßnahmen und Ähnliches.

Das können Sie tun:

Notieren Sie sich mithilfe eines Brainstormings, welche Ihrer B-Vorhaben Sie immer wieder in den Wartestand versetzen. Wählen Sie diejenigen aus, die Ihnen für Ihr berufliches bzw. betriebliches Fortkommen am wichtigsten erscheinen, und geben Sie ihnen konkrete Bearbeitungs- und feste Abschlusstermine. Zum jeweiligen Starttermin muss dann jede dieser Aufgaben unumstößlich zur wichtigen und dringlichen AKlasse gehören.

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