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Zeitplanung: So können Sie den Zeitaufwand für neue Aufgaben besser kalkulieren

ZeitplanungStellen Sie sich folgende Situation vor: Ihr Chef legt Ihnen am Morgen überraschend einen Stapel Unterlagen über einen möglichen Geschäftsabschluss auf den Tisch und möchte in 2 Tagen ein ausführliches schriftliches Gutachten von Ihnen darüber haben. Das bedeutet: Sie stehen vor einer ganz oder teilweise neuen Aufgabe, deren Zeitaufwand Sie abschätzen müssen.

Denn Sie brauchen ja Klarheit darüber, welche an deren Arbeiten oder Termine Sie nun verschieben müssen.

Den voraussichtlichen Zeitbedarf berechnen

So gehen Sie in diesem Fall am besten vor:

  1. Sichten Sie die Unterlagen und gliedern Sie die anfallende Arbeit in Teilbereiche.
  2. Suchen Sie nach Teilarbeiten, die Ihnen schon geläufig sind. Hier fällt die Kalkulation eher leicht.
  3. Suchen Sie nach Punkten, die wahrscheinlich schwierig werden, und schätzen Sie die Zeit, die Sie dafür voraussichtlich benötigen.
  4. Geben Sie einen zeitlichen Sicherheitszuschlag für Unwägbarkeiten hinzu.
  5. Falls Sie Kollegen haben, die ähnliche Aufgaben schon häufiger ge macht haben als Sie, dann bitten Sie sie um ihre Einschätzung. Fällt die Abweichung zu Ihrer eigenen Planung nicht allzu groß aus, liegen Sie wahrscheinlich richtig.

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Im obigen Beispiel sind die Voraussetzungen zum Schätzen des zeitlichen Umfangs sogar eher günstig. Denn 2 wichtige Vorgaben er leichtern Ihnen die Arbeit:

  • Sie haben einen Endtermin („in 2 Tagen“).
  • Sie wissen, wie das Ergebnis aussehen soll („ausführlich“).

Unzureichende Angaben, vorschnelle Zusagen und andere Fehler, die Sie vermeiden sollten

Fast immer sind es unzureichende Anund Vorgaben, die Ihnen das Schätzen des Zeitbedarfs erschweren oder unmöglich machen. Diese und andere Gefahren können Sie entschärfen oder sogar ganz vermeiden, wenn Sie die folgenden Punkte beachten:

  • Erst rechnen, dann zusagen!
    Je umfangreicher und je unbekannter die Aufgabe ist, desto mehr Zeit müssen Sie sich für die Zeitkalkulation nehmen. Akzeptieren Sie deshalb nicht vorschnell Terminvorgaben nach dem „Wird-schon-klappen“-Prinzip.
  • Informationssicherheit
    Akzeptieren Sie keine unzureichenden Informationen. Haben Sie alle Informationen erhalten (oder gegeben), die für die Verwirklichung des Vorhabens unerlässlich sind? Es ist in niemandes Interesse, dass Aufgaben noch mal be gonnen oder nachgebessert werden müssen, nur weil die Auf gabenstellung nicht klar war.
  • Zielsicherheit
    Ist das Ziel wirklich eindeutig? Zum Beispiel kann der Auftrag, einen „Entwurf“ anzufertigen, sehr unterschiedlich gemeint sein und aufgefasst werden. Von der Grobstruktur bis zum ersten Ausarbeiten von Details ist alles in dieser Formulierung enthalten – und da mit auch unterschiedliche Anforderungen an den zeitlichen Bedarf.
  • Endtermin
    Gibt es einen klaren Endtermin? Und ist der überhaupt einzuhalten, ohne andere Aufgaben und Projekte zu gefährden?
  • Vorlaufzeit
    Stehen alle zur Aufgabenerfüllung benötigten Informationen und Ressourcen bereits zur Verfügung, oder müssen sie teils noch besorgt werden – eventuell mit Vorlaufzeit? Dann ist diese Aufgabe vordringlich!
  • Gut statt perfekt
    Hüten Sie sich vor perfektionistischen Nacharbeiten, die Ihren Zeitplan über den Haufen werfen. Ausnahme: Die Perfektion wurde von vornherein ausdrücklich verlangt. Dann sollten Sie die Zeit dafür bereits eingeplant haben.

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